La gestión de contratos va más allá de los aspectos legales: la firma es solo el principio.
Anticípese a las fechas de vencimiento, ajustes y renovaciones con alertas automáticas.
Controla cada medición, realiza un seguimiento del consumo y conoce cuánto queda disponible en cada contrato.
Todo integrado con su ERP (SAP, TOTVS, Protheus, Senior, Omie, entre otros).
Empresas que forman parte de esta historia
La fase de ejecución es donde se producen los riesgos y se obtienen los resultados.
Tras la firma, el contrato ya no es responsabilidad exclusiva del departamento legal. El departamento de compras supervisa las condiciones negociadas, los gerentes validan las entregas y las mediciones, el departamento de finanzas anticipa los compromisos y el consejo de administración debe identificar los riesgos y los costes.
Anticipe los riesgos
Reciba alertas antes de las fechas de vencimiento, ajustes, renovaciones y otras fechas clave. Defina los responsables y los plazos de entrega según las normas de la empresa.
Controla cada medición.
Registrar las mediciones recurrentes u ocasionales, validar los valores, aplicar tolerancias y remitir cada registro a las autoridades correspondientes.
Proteja el valor negociado.
Lleva un registro de lo que se ha contratado, comprometido, medido y aún está disponible. Evita solicitudes y pagos que no se ajusten a las condiciones acordadas.
¿Qué es la gestión de contratos posterior a la firma?
Se trata del conjunto de procesos utilizados para supervisar la ejecución operativa y financiera de un contrato una vez formalizado. Esto incluye periodos de vigencia, obligaciones, ajustes, responsables, documentos, mediciones, consumo, aprobaciones, adendas y renovaciones.
En GOEVO, esta gestión está integrada con Compras, Presupuestos, proveedores, pedidos, facturas y ERP. El contrato deja de ser un documento aislado y comienza a guiar la operación.
Conectar lo que se negoció con lo que realmente se entregó, se midió y se pagó.
Recursos para el seguimiento del contrato a medida que se desarrolla.
Herramientas para transformar plazos, valores y responsabilidades en una ejecución organizada y rastreable.
Contratos centralizados
Localice los contratos vigentes, vencidos o próximos a vencer, junto con la documentación de respaldo, los proveedores y las partes responsables.
Períodos de validez y ajustes
Establece fechas y plazos para que las decisiones importantes no dependan de hojas de cálculo ni de la memoria.
Precio unitario o precio recurrente
Gestionar el consumo por artículos y servicios, mediciones periódicas o registros ocasionales.
contratos paraguas
Vincular las solicitudes, los pedidos, las mediciones y el consumo al acuerdo principal.
Mediciones controladas
Registra la transacción, adjunta la documentación justificativa, verifica los importes y envíala para su validación.
Consumo, saldo y asignaciones
Compare lo contratado, lo comprometido y lo medido. Aplique los límites de acuerdo con las normas aprobadas.
Aprobaciones configurables
Cree niveles de aprobación por valor, área, unidad, centro de costos, proyecto o tipo de proceso.
Historia y trazabilidad
Conserve todas las transacciones, documentos, aprobaciones y decisiones relacionadas con el contrato.
Contrato vinculado al sistema ERP
Reduzca la duplicación de textos y mantenga la ejecución vinculada a pedidos, notas y otros eventos.
Nada importante debería depender de la memoria.
Configure alertas para fechas de vencimiento, ajustes, renovaciones e hitos contractuales. De esta manera, cada responsable dispone de tiempo para analizar la situación y actuar antes de la fecha límite.
- Alertas anticipadas configurables
- Gerentes de contratos
- Perspectivas para las próximas fechas de vencimiento
- Historial de acciones tomadas
Contratos basados en precio unitario o cuotas recurrentes.
Gestiona automáticamente el uso de los contratos, ya sea por consumo de artículos negociados a precio unitario, o en base a mediciones recurrentes u ocasionales.
Gestione automáticamente límites y tolerancias.
Cada medición pasa por el proceso correcto.
Registre los valores, los elementos, los períodos, los documentos y las pruebas antes de enviar la medición para su validación y aprobación.
- Mediciones por período, artículo o servicio.
- Aprobaciones distintas de las aprobaciones de contratos.
- Anexos y pruebas de ejecución.
- Límites y tolerancias configurables.
Desde el monto contratado hasta el saldo disponible.
Averigüe cuánto se ha contratado, cuánto ya está comprometido o medido y cuánto aún se puede utilizar.
- Valor total contratado
- Consumo acumulado
- Valores pendientes de aprobación o comprometidos.
- Saldo contractual disponible.
La integración forma parte del proyecto.
GOEVO conecta los contratos con los sistemas de compras, presupuestos, proveedores, pedidos, facturas y otros sistemas empresariales. La plataforma puede proporcionar o consumir API y, cuando la integración convencional no es factible, evaluar la automatización y la RPA.
CERO Rework:
El contrato no puede ser una isla de información.
Estructura para la gestión de contratos relevantes
La información empresarial, los compromisos financieros y las decisiones deben protegerse, organizarse y documentarse.
Acceso según responsabilidad.
Defina quién puede ver o actuar sobre cada contrato por empresa, sucursal, proyecto, área o perfil.
Decisiones rastreables
Mantenga un registro de las solicitudes, mediciones, aprobaciones y transacciones asociadas.
Reglas configurables
Adaptar los niveles de autoridad, los valores, las responsabilidades y las excepciones a las políticas internas de la organización.
Tecnología configurada para los procesos de su empresa.
La implementación tiene en cuenta las normas contractuales, los perfiles, los niveles de autoridad, las unidades, los centros de costes, los proyectos y las integraciones.
Los especialistas de GOEVO llevan a cabo el proyecto en colaboración con el equipo del cliente, siguiendo una metodología consolidada de cinco pasos.
1 - Comprensión
Tipos de contratos, áreas, responsabilidades, mediciones e integraciones.
2 - Configuración
Campos, alertas, visibilidad, niveles de aprobación, tolerancias y flujos de trabajo.
3 - Integración
Datos iniciales y conexión al entorno tecnológico de la empresa.
4 - Aprobación
Validación de escenarios prioritarios y preparación del usuario.
5 - Piloto y expansión
Entrada escalonada por área, unidad o grupo de contratos.
2004
El comienzo de nuestra historia.
Más que software: experiencia aplicada al proceso.
Durante más de dos décadas, nuestro equipo ha desarrollado tecnología y participado en proyectos de transformación de procesos empresariales. Sabemos que una gestión de contratos exitosa depende tanto del sistema como de las normas, responsabilidades, integraciones y el cumplimiento de los diferentes departamentos.
El papel de GOEVO consiste en comprender el contexto, integrarse en el entorno tecnológico, llevar a cabo la homologación e implementar la solución de forma gradual.
Preguntas sobre la gestión de contratos
Encuentre respuestas sobre alertas, mediciones, consumo, integraciones, aprobaciones e implementación de la gestión de contratos de GOEVO.
Se trata de una plataforma que centraliza la información y automatiza los procesos relacionados con los contratos, como documentos, periodos de validez, obligaciones, mediciones, consumo, aprobaciones, anexos, renovaciones e integración con otros sistemas.
El principal factor diferenciador de GOEVO reside en su gestión posterior a la firma: transforma los términos negociados en alertas, solicitudes, mediciones, aprobaciones y control de consumo. La plataforma puede recibir datos de los procesos legales o de firma utilizados por la empresa.
Las fechas, los plazos de entrega y las responsabilidades se configuran según el tipo de contrato y las normas de la empresa. Esto permite a los gerentes actuar antes de las fechas límite críticas.
Las mediciones recurrentes u ocasionales están vinculadas al contrato y pueden incluir elementos, valores, períodos, documentos y evidencias, tras procesos específicos de validación y aprobación.
Sí. La plataforma permite realizar un seguimiento del valor contratado, los compromisos y mediciones registrados, y el saldo restante, según la configuración del contrato.
Sí. La solución contempla contratos recurrentes, mediciones periódicas o puntuales, y contratos marco con solicitudes, artículos, servicios o consumo vinculados al acuerdo principal.
Sí. Es posible configurar flujos de trabajo y niveles de aprobación específicos para contratos, solicitudes y mediciones, teniendo en cuenta el valor, la empresa, la sucursal, el centro de costes, el proyecto, el área o la persona responsable.
Sí. La plataforma cuenta con API y experiencia en integración con SAP, TOTVS Protheus y RM, Senior, Sankhya, Omie, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365 Business Central y otros sistemas. El alcance se define según el proceso y la arquitectura del cliente.
Los sistemas ERP son esenciales para pedidos, facturas, valores y registros financieros, pero no siempre gestionan las responsabilidades, alertas, mediciones, tolerancias y aprobaciones contractuales con la profundidad necesaria. GOEVO complementa el sistema ERP.
La implementación comienza con la comprensión del proceso y continúa con la configuración, las integraciones, la carga inicial, la homologación, la capacitación y la puesta en marcha. La expansión puede realizarse por etapas.
Trae tu proceso. Hablemos de cómo mejorarlo.
Solicita una demostración y trae tus preguntas sobre compras, aprobaciones e integración.
01 – Conozca el proceso en la plataforma.Desde la solicitud y el presupuesto hasta el pedido y la factura.
02 – Analice las reglas de su operación.Unidades, centros de costos, niveles de autoridad y participantes.
03 – Comprender los próximos pasos.Alcance, integración con el sistema ERP e implementación.
Los departamentos de compras, contabilidad e informática pueden participar en función de las necesidades de su empresa.
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